Elektronik ortamda hazırlanan faturalara verilen isimdir. Kağıda basılmayan ve sunucular tarafından alıcı ve satıcıya iletilen e-fatura, ileride tüm firmalar için zorunlu hale getirilecek. Giderek artan e-fatura kullanıcıları arasına girmek için yeterli sebebiniz var aslında. Kurumsal işlemlerinizi daha kolay hale getirmek ve tasarruf etmek istiyorsanız e-fatura uygulamasına geçmelisiniz.
Kimler e-Fatura Kullanabilir? Kimler için kullanımı zorunludur?
E-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura sistemini kullanabilir. Madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar; ve ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmaların e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.
Avantajları
- Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
- Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
- Faturalarınızın kaybolma riski olmaz.
- Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
- İstediğiniz zaman eski faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
- Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
- Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
- Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
- Çevre dostudur.
- Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.
Bilinmesi Gerekenler
- Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra, artık kesilecek tüm faturalar mali mühür ile iletilmektedir.
- Alınan Mali Mühürlerin 3 Yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.
- E- Faturaya zorunlu geçen işletmeler, E-deftere de geçmek zorundadır.
- E-faturaya geçmemiş firmalara kağıt fatura düzenlenebilir. E-Arşive geçilmesi durumunda bu firmalara da dijital imzalı fatura iletilebilir.
E-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?
- efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlayabilirsiniz. Manuel olarak internet sitesi üzerinden düzenleme yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözümdür.
- Maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturabilirsiniz. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Düzenlenen e-faturaları kendi yazılımı ile muhasebe sisteminize aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir.
- Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Bu yöntem, fatura adedi yüksek firmalar için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur. DİA bu yöntemi kullanır. Ayrı bir entegrasyon yazılımı kullanmadan direkt GİB ile haberleşir.
Bu yöntemlerden sadece bir tanesini seçebilirsiniz. İki yöntem aynı anda kullanılamaz.
E-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?
E-faturaya geçmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekiyor. E-fatura portalini kullanırken ek bir ücret ayırmanıza gerek kalmıyor. Ayda en fazla 500 fatura kesilebilirsiniz. Entegrasyon ve saklama ücreti ile muhasebe yazılımına ek modül maliyeti ve eğitim bedelini karşılamanız gerekir. Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yöntemi kullanılacaksa DİA dışındaki diğer yazılımlarda bu maliyet çok yüksek çıkabiliyor. DİA’da ise E-Fatura Portal veya E-Fatura Online modülleri ile farklı alternatifler mevcuttur. Üye lisanslarına göre farklılık gösterebilir.
Hem Kağıt Hem E-fatura Düzenlemek Mümkün Mü?
E-faturaya tabi firmalara e-fatura, e-faturaya tabi olmayan firmalara kağıt ortamında fatura kesmeniz gerekir.
Temel ya da Ticari Fatura Senaryosu Nedir?
E-fatura sistemine geçtikten sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ya da tedarikçilerle temel ya da ticari fatura senaryolarından birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura Senaryosu’nda müşterinizin 7 gün içinde kabul ya da red vermesi gerekir. Eğer vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.
E-Fatura’a sistemine Geçmek için Nasıl Başvuru Yapabilirim?
GİB’in sitesinden elektronik olarak başvuru yapabilirsiniz.